Adjoint des cadres hospitaliers chargé de la gestion des moy...

  • EPSM de la Sarthe ALLONNES
  • Publiée le : 2018-09-26

Adjoint des Cadres Hospitaliers chargé de la gestion des moyens et prospective au sein de la Direction des Ressources Humaines

Environnement du poste / Nature et composition de l’équipe :

La Direction des Ressources Humaines est considérée comme une direction support. Elle accompagne l’encadrement soignant, administratif et technique dans ses projets et concoure aux suivis administratif, économique et budgétaire avec le souci d’un dialogue régulier et la production d’outils d’aide au pilotage des pôles de l’EPSM de la Sarthe.

Si la DRH assume des missions traditionnelles son organisation a le souci de s’adapter au mieux non seulement aux attentes de l’établissement mais également aux conditions de travail des agents qui composent son équipe.

L’équipe de la Direction des Ressources Humaines est composée à la date du 01.01.2018 de :

  • 1 Directrice des Ressources Humaines
  • 2 Adjoint(e)s au Directeur des Ressources Humaines
  • 4 Adjoints des Cadres
  • 13 Adjoints Administratifs
  • 1 Assistant Social du personnel
  • 1 psychologue du travail
  • 2 infirmiers de service de santé au travail
  • 1 assistant médico-administratif pour le service de santé au travail

L’ADCH encadre une équipe composée de 2.5 ETP d’Adjoints Administratifs répartis ainsi :

- 2 ETP : référent(e)s administratif(ve)s recrutement - gestion des contractuels - gestion du temps de travail

- 0.5 ETP : référent mobilité - gestion des candidatures spontanées

Lieu d’exercice : Allonnes - Bâtiment Administratif n°2 sur le site de l’EPSM de la Sarthe à Allonnes

Horaires et conditions de travail :

Du lundi au vendredi : repos hebdomadaire fixe (samedi - dimanche).

  • 39h00 / semaine sous le décompte en jours (forfait annuel de 19 jours de RTT).

2- Missions de l’emploi - générales et spécifiques

Une réorganisation des fonctions RH étant en cours de réflexion, le périmètre managérial peut être amené à évoluer, notamment sur les points 2.1 et 2.4.

L’Adjoint des Cadres Hospitaliers chargé(e) de la gestion des moyens et prospective assure la gestion des dossiers dans les domaines suivants :

2.1 - gestion du recrutement / des agents contractuels / mobilité

a. recrutement des personnels non médicaux

  • Gestion des candidatures :
  • au vu des départs annoncés et en fonction du Tableau Prévisionnel des Emplois Rémunérés annexé à l’E.P.R.D., lance les procédures de recrutement des agents exceptés en ce qui concerne les personnels médicaux
  • vérifie que les candidatures adressées correspondent au profil de poste et réceptionne les grilles d’entretien émanant des pôles ou des directions,
  • lance la procédure de recrutement auprès des référent(e)s
  • Est garant(e) de la bonne constitution du dossier administratif (papier et informatique) que ce soit pour un recrutement ou une réintégration
  • Supervise l’organisation de la journée d’accueil des nouveaux embauchés

b. gestion des agents contractuels

  • Assure le suivi :
  • des renouvellements de contrat
  • des revalorisations salariales applicables aux agents contractuels

c. Gestion de la Protection sociale des agents contractuels

  • Vérifie la gestion par les référent(e)s de l’absentéisme des agents contractuels
  • Assure le suivi des dossiers des agents contractuels en situation de reclassement professionnels ainsi que les agents titulaires en lien avec son (sa) collègue adjoint des cadres hospitalier (ADCH) en charge des agents titulaires

d. Gestion des autorisations d’absences

  • Vérifie les droits en matière d’autorisation d’absences pour événements familiaux et enfant malade de l’ensemble des agents de l’établissement

e. Gestion des mouvements de personnels mobilité intra ou interpolaire

  • Contrôle les affectations dans le logiciel RH de l’ensemble des agents de l’établissement excepté le personnel médical
  • Envoi les tableaux des affectations des agents par pôle et/ou directions
  • Est garante du suivi de la comptabilité analytique des affectations du côté RH

2.2 - gestion des statistiques / enquêtes

L’ADCH en lien avec les personnes ou les services concernés a la charge de compléter toutes les enquêtes et statistiques concernant les effectifs de l’établissement.

Annuellement, l’ADCH doit notamment compléter le bilan social, le rapport d’activité, la Statistique Annuelle des Etablissements publics de santé, les indicateurs pour le Foyer et les Maisons d’Accueil Spécialisées…

Il(elle) doit en outre adresser la liste des agents destinataires du flash à la Direction Générale vers le 6 de chaque mois.

2.3- gestion des effectifs/budget

Chaque mois vers le 15 (avant le calcul de la paie du mois en cours), l’ADCH contrôle, analyse et compare par rapport au mois précédent les ETPR (Equivalent Temps Plein Rémunéré) par grade, par statut et par budget et en justifie les écarts (titre 1). Il (elle) transmet ces tableaux avec les explications au secteur « paie et prestations sociales » afin qu’ils soient complétés par l’analyse des dépenses par compte budgétaire et par budget. Les deux tableaux mensuels sont adressés à la Direction des Affaires Financières et de la Contractualisation pour permettre la validation du mandatement de la paie du mois concernée.

Chaque mois vers le 20 (une fois la paie du mois calculée et validée), l’ADCH doit assurer un suivi des mensualités de remplacements consommées et projetées en indiquant le motif du remplacement, le nom de l’agent remplacé, le pôle ou direction concerné. Ce tableau de suivi doit être fait pour chaque budget. Pour le Pôle Médico-Social, ce tableau est mis chaque mois à disposition du Directeur du Pôle Médico-social et de son adjoint.

Chaque quadrimestre, l’ADCH rencontre les Assistants de Pôle afin de mettre à jour en lien avec eux, les tableaux de bord de suivi financier permettant à la fois de tracer les mouvements au sein des pôles mais de suivre le taux d’effort demandé à chacun d’eux.

Annuellement, l’ADCH, en lien avec l’Attaché d’Administration, assure le suivi et la mise à jour des Tableaux Prévisionnels des Emplois Rémunérés (T.P.E.R.) par pôle, annexe des contrats de pôle.

Annuellement, en lien avec l’Attaché d’Administration, l’ADCH élabore le Tableau Prévisionnel des Emplois Rémunérés (T.P.E.R.) de chaque budget, annexe obligatoire à l’Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses (E.P.R.D.) et le transmet au secteur « paie et prestations sociales » pour le calcul de l’impact budgétaire des mouvements de personnels. Il(elle) élabore le rapport de présentation de l’E.P.R.D. pour la partie R.H. (titre 1) en lien avec l’ADCH chargé du secteur « paie et prestations sociales ».

En lien avec l’Attaché d’Administration du service, et de son homologue du secteur de la paie, il (elle) participe à la préparation des prévisions budgétaires pour le secteur et pour l’ensemble des budgets, ainsi qu’aux Rapports infra-annuels.

2.4 - Gestion des fiches de poste

L’ADCH assure la cartographie des métiers de l’établissement, vérifie la saisie des métiers dans les dossiers des agents. Il (elle) remplit les enquêtes relatives à la Gestion Prévisionnelle des Métiers et des Compétences pour l’ensemble de l’établissement.

Il(elle) assure la mise à jour et le suivi des fiches de poste conformément au répertoire des métiers et en lien avec les différents acteurs de l’établissement.

2.5 - Gestion du Temps de Travail (G.T.T.)

L’ADCH assure l’encadrement des deux adjoints administratifs chargés de la Gestion du Temps de Travail notamment en ce qui concerne l’application de la réglementation et son respect. La mise à jour du référentiel du temps de travail est mis à jour en lien avec l’Attaché d’Administration Hospitalière. Il (elle) vérifie la qualité de la formation dispensée aux cadres de l’établissement notamment son contenu par rapport au règlement intérieur.

Il (elle) est nommé(e) référent(e) au sein de la Direction des Ressources Humaines pour la mise en place et le paramétrage du logiciel de G.T.T.

Il (elle) élabore avec les pôles/directions des propositions de déroulements de cycles en fonction des futures ou nouvelles organisations.

En lien avec l’Attaché d’Administration, il (elle) imagine et participe à la création et à la promotion d’outils et de méthodes de travail facilitatrices de la gestion du temps de travail auprès de l’encadrement.

Il (elle) participe aux commissions du temps de travail et en assure le secrétariat.

2.6 - Mise en place de procédures

L’ADCH assure la rédaction et le suivi des mises à jour des procédures dans les domaines qui lui sont attribués, notamment les procédures et process dans le cadre de la certification des comptes. Il évalue et révise régulièrement, à minima tous les 2 ans, les procédures et outils de son secteur managérial dans une recherche constante d’optimisation, d’efficacité et de confort de son équipe.

3- Situation dans la structure – relations hiérarchiques et fonctionnelles

L’ADCH chargé(e) de la gestion des moyens et prospective assure en l’absence et/ou en complément de son(sa) collègue ADCH, l’encadrement des référent(e)s chargé(e)s de la gestion de la carrière des fonctionnaires.

Il (elle) assure en l’absence de l’Attaché d’Administration Hospitalière, la répartition du courrier et la supervision des réponses apportées aux agents en binôme avec son(sa) collègue Adjoint des Cadres chargé de la gestion de la carrière des fonctionnaires.

Il (elle) participe aux projets du service. Il (elle) peut être amené à participer aux projets institutionnels. Il (elle) évalue les collaborateurs placés sous sa responsabilité.

Placée sous l’autorité hiérarchique du Directeur(rice) des Ressources Humaines et de l’attaché(e) d’administration hospitalière.

  • l’ensemble de l’équipe de la DRH
  • autres établissements de santé,
  • service de santé au travail,
  • assistante sociale du personnel,
  • les différents responsables des pôles et/ou directions, l’encadrement soignant, administratif et techniques de l’EPSM
  • tous les personnels de l’établissement,

4- Compétences attendues : connaissances, aptitudes, diplôme et expérience

  • statut de la fonction publique hospitalière notamment le statut des agents contractuels décret n°91-155 du 06 février 1991 modifié (niveau général voire opérationnel)
  • maitrise des outils informatiques (notamment Excel) (niveau maitrisé)
  • connaissance de la comptabilité publique et des modes de financement de l’hôpital public (niveau opérationnel)
  • connaissance du fonctionnement institutionnel d’un établissement public de santé et plus particulièrement d’un établissement public de santé mentale (niveau général)
  • aptitude au travail en équipe,
  • capacité à prendre la parole en public,
  • capacité à rendre compte et à transmettre et partager au sein de l’encadrement et de sa hiérarchie,
  • sens de l’organisation, rigueur, méthode
  • aptitude à la mémorisation,
  • capacité à gérer son stress.

Diplôme(s) et expérience(s) :

Savoir-être entre agents du service et vis-à-vis de l’ensemble des agents de l’Etablissement Public de Santé Mentale de la Sarthe.

Tout agent doit se conformer au chapitre IV de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires tels que :

  • Le secret professionnel.
  • La discrétion professionnelle.
  • L’information au public.
  • L’exécution des tâches confiées.
  • L’obligation de réserve.
  • La formation professionnelle.

Directrice des Ressources Humaines

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