Secrétaire pour l'Institut de Formation des Infirmiers Anest...

  • CHU Grenoble Alpes - Site NORD La Tronche
  • Publiée le : 2018-09-27

Ce profil de poste décrit les missions, les activités, les relations professionnelles, les compétences et les capacités requises pour la gestion du secrétariat administratif et pédagogique de l'institut de formation des infirmiers anesthésistes.

Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.

Il a également l’obligation de se former.

Secteurs : Instituts de formation

Unité : Ecole d'infirmiers anesthésistes

Domaine : Gestion administrative et pédagogique du secrétariat

III. MISSION ET LIEU D’EXERCICE

Missions de l'école d'infirmiers anesthésistes

Former des Infirmiers diplômés d'Etat à la polyvalence des soins infirmiers dans le domaine de l'anesthésie, de la réanimation, des urgences et de la prise en charge de la douleur.

Mettre en oeuvre la formation préparatoire aux épreuves d'admission dans les écoles d'Infirmiers anesthésistes.

Assurer la formation continue ;

Promouvoir la recherche et favoriser la documentation en soins infirmiers dans les domaines précédemment cités.

Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.

Il a également l’obligation de se former.

Lieu d’exercice Institut de Formation des Professions de Santé - Domaine Universitaire de Saint-Martin-d’Hères/Gières

Organiser pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.

Saisir et mettre en forme des informations administratives diverses, enregistrer des données alphanumériques, numériques ou comptables, dans le cadre des consignes et procédures définies.

Outre le rôle d'adjoint administratif, elle seconde le directeur. De par son autonomie, elle est le garant d'une gestion administrative et pédagogique rigoureuse.

V. ACTIVITES COMMUNES AU POSTE

  • Accueil des étudiants, personnel et personnes extérieures
  • Information du public sur le déroulement de la formation et sur les formations continues effectuées par l'école IADE
  • Gestion des appels téléphoniques
  • Réception, tri du courrier
  • Rédaction de courriers en intra et extrahospitalier, dans la limite de ses compétences,
  • Assurer le suivi des inscriptions des étudiants à la sécurité sociale, à la SHAM et des déclarations d'accidents du travail
  • Gestion des mouvements des étudiants : reports, arrêts d'études, mutations
  • Élaboration et mise en oeuvre des documents concernés par les nouvelles directives du fait de l'universitarisation de la formation
  • Réalisation et transmission, à la demande, de données statistiques aux services de la Région, sous la coordination de la DRH-Formation Continue
  • Gestion et transmission des enquêtes auprès du CEEIADE (Comité d'Entente des Ecoles d'Infirmiers Anesthésistes DE)
  • Transmission des données relatives aux demandes de subventions à la DRH-formation Continue
  • Assurer la gestion et le suivi en lien avec la Taxe d'Apprentissage et l'intéressement.
  • Gestion des commandes diverses
  • Gestion des réparations des matériels
  • Préparation des conseils pédagogiques, prise de notes et élaboration des comptes rendus
  • Mise à jour des pages Intranet, annuaire et du site Web de l'école
  • Gestion financière :

Élaboration et transmission des factures pour la formation continue « Préparation au concours d'entrée »

Élaboration et transmission des fiches d'interventions rémunérées

  • Gestion des inscriptions au concours d'entrée :
  • Gestion du concours d'entrée :

Préparation des dossiers des candidats

Relevé des notes et vérification, préparation des listes avec la directrice de l'école

Élaboration du planning de passage des épreuves orales et participation à la surveillance de ces épreuves

  • Gestion des dossiers des étudiants (gestion administrative, pédagogique et scolaire)

Lien avec les organismes financeurs (dossier et attestations présence de mensuelles)

Lien avec les employeurs (dossier et attestations de présence mensuelles)

Gestion des évaluations de stage.

Elaboration des carnets de scolarité.

  • Travail en collaboration avec l'Université Grenoble Alpes (UGA) pour l'inscription des étudiants à l'Université
  • Gestion des habilitations (Hpliance pour la création des badges, les accès Intranet-Internet-Wifi ainsi que les accès des étudiants aux blocs opératoires)
  • Création et gestion des accès à la plateforme SharePoint pour les étudiants, le personnel de l'école et les intervenants concernés
  • Mise à jour des dossiers étudiants sur la plateforme partagée SharePoint
  • Création et gestion des accès à la plateforme interactive Elffe-Theia pour les étudiants, le personnel de l'école et les intervenants concernés
  • Gestion des badges de dosimétrie
  • Gestion de la formation « Préparation au concours d'entrée IADE » en collaboration avec la DRH – Formation Continue
  • Gestion de l'archivage
  • Préparation des dossiers pédagogiques des étudiants pour la rentrée :
  • Gestion des conventions de formation et des conventions de stage
  • Préparation des dossiers d'évaluation normative des étudiants
  • Gestion administrative des stages en collaboration avec la responsable pédagogique (annonces de stages, carnets de stages, évaluations de stages)
  • Préparation et gestion des jurys semestriels, prise de note et élaboration des procès-verbaux
  • Préparation et gestion du conseil de la vie étudiante (prise de note et élaboration des procès-verbaux)
  • Préparation des dossiers de présentation des étudiants au diplôme d'Etat et des suppléments au diplôme
  • Participation à la remise des diplômes d'Etat
  • Le Directeur de l’institut de formation des IADE
  • Le Coordonnateur Général des Instituts de Formation
  • Le Directeur scientifique de l'école IADE
  • Les Cadres de santé formateurs
  • La Direction des Ressources Humaines (DRH) du CHUGA
  • La Direction des Affaires Financières
  • Le service de Formation Continue
  • La direction des Services Techniques et Informatiques
  • La Trésorerie du CHUGA
  • L'Université Grenoble Alpes
  • L'Agence Régionale de Santé (ARS) Auvergne-Rhône-Alpes
  • La Région Auvergne-Rhône-Alpes (AURA)
  • La Direction Régionale de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale (DRJSCS) Auvergne-Rhône-Alpes
  • Les intervenants extérieurs (MCU-PH, PH, médecins anesthésistes, IADE, etc..)
  • Les Cadres de santé des services accueillant les stagiaires
  • La Caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) – MNH
  • Les organismes de financement
  • Les établissements employeurs finançant leurs agents
  • La médecine du travail

Les compétences spécifiques :

  • Maîtrise des outils informatiques Word, Excel, PPT, mise à jour annuaire Intranet
  • Maîtrise des plateformes numériques partagées SharePoint et Elffe-Theia
  • Connaissance du vocabulaire médical
  • Capacités d'organisation, de prises d'initiatives et efficacité
  • Elaboration de méthodes et d'outils de gestion
  • Rédaction et mise en forme de documents
  • Sens du travail en équipe
  • Temps de travail : 100 %
  • Horaires : 8 h 30 à 16 h 20
  • Astreintes : non
  • Les congés sont pris prioritairement lors des fermetures partielles ou totales de l’institut et pendant les congés des étudiants.
  • Adaptabilité aux contraintes horaires ponctuelles (pics d’activités, rentrée, périodes d’examen).
  • Continuité de service à assurer dans la journée et sur l’ensemble des périodes d’activités pédagogiques.
  • Gardes, travail dimanches et jours fériés : Non

Merci d'adresser votre candidature (Lettre de Motivation + CV) avant le 09 octobre 2018 à :

CSS chargée de la Direction de l'institut de Formation IADE

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